سفارش آنلاین پلمپ دفاتر

 

کلیه شرکتها و اشخاص حقیقی (حقیقی و حقوقی) برای نگهداری و اظهار هزینه ها و درآمدهای روزانه –هفتگی وماهانه نیازمند به دفاتر رسمی برای وارد کردن حسابهای خود به این دفاتر هستند و دفاتر پلمپ به صورت دفتر پلمپ کل و دفتر پلمپ روزنامه که در قطعات ۵۰-۱۰۰-۱۵۰ برگی می باشد.

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه دفتری است که در آن ریز هزینه ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد خواهد شد.

همچنین دفتر روزنامه دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود. (کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود)

دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) :دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ،شرح معاملات ،درآمد ،هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد.

دفتر کل چیست؟

دفتر کل دفتری است که درآن ریز هزینه ها ی دفتر روزنامه به صورت هفتگی درآن وارد می شود دفاتر روزنامه و کل به صورت سالیانه در سال جاری آن سال و سال بعد اخذ می شوند که در سال مالی هر شرکت این دفاتر تکمیل می شود.

دفاتر پلمپ (دفتر پلمپ) چیست؟

هر ساله اداره دارایی و مالیات برای بررسی وضعیت حسابها و اخذ مالیات به این دفاتر (دفاتر پلمپ کل و روزنامه) استفاده می کند.

این دفاتر به این دلیل به دفاتر پلمپ معروف هستند زیرا کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند که این نشان دهنده اهمیت این دفاتر می باشند.

بر اساس ماده ۶ قانون تجارت (دفتر روزنامه؛کل،دفتر دارائی) اشخاص حقوقی و حقیقی موظف به دریافت دفاتر تجارتی می باشند.

دفاتر قانونی مورد نیاز سازمان امور مالیاتی عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل و دفترمشاغل (درآمد و هزینه ) که قبل از هرگونه عملیات حسابداری در آنها ، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱  از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارائی ذیربط امضاء و پلمپ می گردد.

مو͛دیان مالیاتی مکلفند برای هر سال مالی،فقط از دفاتر امضاء،پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند مگر اینکه در اثناء سال تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجازهستند دفاتر جدید امضاء ، پلمپ وثبت نمایند.

تبصره: دریافت دفاتر قانونی و دفاتر مالی و ثبت عملیات مالی در مورد اشخاص حقوقی جدید التا͛سیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا ۳۰ روز مجاز خواهد بود.

کلیه امور مربوط به پلمپ دفاتر بصورت ویژه  (vip) توسط ثبت ارشام انجام می شود.

پلمپ دفاتر به چه معناست؟

پس از ثبت شرکت تجاری، یکی از اولین اقداماتی که باید انجام شود پلمپ دفاتر قانونی است. انجام این کار ارتباطی با میزان فعالیت شرکت ندارد. یعنی صرف نظر از این‌که شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر، پلمپ دفاتر باید انجام شود. در همین ابتدای امر باید ذکر کنیم که هیچ تفاوتی بین پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری وجود ندارد و در واقع هر دو به یک معنا هستند.

با این اوصاف شاید از خودتان بپرسید که که دفتر پلمپ چیست؟ همه شرکت‌ها و اشخاص حقیقی یا حقوقی برای ثبت هزینه‌ها و درآمدهای خود در بازه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه و اظهار کردن آنها ملزم به وارد کردن اطلاعات حساب و کتاب خود در این دفاتر هستند. این دفاتر برای اینکه مورد قبول اداره مالیات قرار بگیرند و قابل استناد باشند باید پلمپ شوند، یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد. این دفاتر از این جهت حائز اهمیت است که مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارش‌های مالی می‌شود ولی در صورتی که دفاتر قانونی پلمپ نشده باشند برای بازرسین مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود.

در واقع دفاتر پلمپ اشاره به دفاتری دارد که محل ورود اطلاعات مربوط به عملکرد مالی شرکت است. دفاتر پلمپ شرکت حاوی ریز لیست هزینه ها و در آمدهای شرکت است که معیار محاسبه مالیات بر درآمد اشخاص حقیقی یا حقوقی به حساب می‌آید. بدین معنی که بر اساس قوانین مالیاتی کشور هرشخص موظف است ۲۵% از سود خالص سالانه خود را به عنوان مالیات بپردازد و نحوه محاسبه سود خالص هر شخص یا شرکت از تفریق درآمدها و هزینه های وی حاصل می شود و این هزینه ها و درآمدها در دفاتر پلمپ یافت می شود و توسط ممیز اداره مالیات هر ساله بررسی و بر همین اساس میزان مالیات اشخاص حقوقی یا حقیقی معین می گردد. پیش از اینکه بتوانید از دفتر استفاده کنید، نماینده اداره ثبت، دفاتر تجاری شما را مهر، امضا و شماره‌گذاری می‌کند. سپس می‌بایست اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شده و به تایید نماینده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قیطان دفاتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه می‌شود به طوری که عملا امکان جابجایی و دست‌بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانونی شما آماده استفاده و ثبت رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی شماست. در پایان سال حتی اگر دفاتر سفید باشند نیز باید تحویل اداره مالیات شوند. به عبارتی می‌توان گفت پلمپ دفاتر اجباری است حتی اگر شرکت شما هیچ‌گونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد.

در ادامه انواع دفاتر قانونی را همرا با تعاریف و کاربردهایشان برای شما شرح خواهیم داد. به طور کلی ۲ نوع دفتر داریم که شامل دفاتر رسمی و غیررسمی است. در ادامه، دسته‌بندی این دفاتر به صورت مشروح آمده است.

انواع دفاتر تجاری

الف) دفاتر رسمی

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی به شمار می‌رود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمپ شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.ع لاوه بر این‌ها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید می‌شود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:

• دفتر روزنامه عمومی

این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است.

• دفتر روزنامه اختصاصی

در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت می‌شود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.

دفتر کل

دفتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می‌شود. دفتر کل همان دفتری است که صورت‌های مالی و مانده‌حساب از آن استخراج می‌شود. هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.

دفتر دارایی

در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمپ شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و طلب‌ها را ریز به ریز در آن وارد می‌کند.

دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه)

دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید. این دفتر نیز پلمپ نمی‌شود.

ب)دفاتر غیر رسمی

دفتر معین

دفتر معین جزو دفاتر قانونی غیررسمی است و کاربرد آن مجزا کردن حساب‌های دفتر کل است. از دفاتر معین برای استخراج اطلاعات جزیی از دفتر کل استفاده می‌شود. دفاتر معین به ۳ دسته تقسیم می‌شوند:

• دفتر معین بدهکاران
• دفتر معین بستانکاران
• دفتر معین اموال

موارد کاربرد پلمپ دفاتر

علاوه بر این‌که برای دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر هستید، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی و اظهارنامه مالیاتی، همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.

اهمیت تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

همه فعالان حقیقی و حقوقی در عرصه کسب و کار طبق قانون موظف هستند صورت فعالیت های خود را در هر سال مالی تنظیم و آن را برای محاسبه مالیات تکلیفی در اختیار سازمان امور مالیاتی در استان محل استقرار شرکت/موسسه قرار دهند. دفاتر قانونی به دفاتر روزنامه و کل و مشاغل اطلاق می شود که هر مجموعه اقتصادی که مشمول قانون مالیات مستقیم است بایستی روند مالی خود را در این دفاتر پلمپ شده ثبت کرده و نگهداری کند. حتی پس از صدور برگه تشخیص و پرداخت مالیات و دریافت مفاصا حساب نیز بهتر است دفاتر نگهداری شود. اگر هزینه های شما در دفاتر، برای ممیزان مالیاتی مورد قبول واقع شود و خود اظهاری شما هم به منطبق با اسناد و مدارک قانونی صورت بگیرد و طبق ضوابط باشد، دفاتر قبول و در غیر این صورت مشمول مالیات علی الراس هستید. پس باید به تنظیم صحیح دفاتر قانونی توجه کرد. هر اشتباهی منجر به خسارت های جبران ناپذیر برای مودی مالیاتی خواهد شد.

دفاتر قانونی صاحبان کسب و کار های مشمول مالیات، طبق ماده ششم قانون تجارت شامل: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه است.  طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، اگر این دفاتر طبق مقررات قانون تجارت تنظیم و تحریر ونگهداری شود، بین تجار و امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت اعتباری ندارد (علیه صاحب آن معتبر خواهد بود).

پلمپ دفاتر تجاری چه ضرورتی دارد؟

دفاتر تجاری نزد قانونگذار از اهمیت مخصوصی برخوردار است و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن بعضی از اقلام به تاریخ های بعد تشریفاتی پیش بینی شده است که حتی المقدور تجار نتوانند بعداَ ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند. ماده ۱۱ قانون تجارت مقرر می دارد:
«دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد توسط نماینده اداره ثبت (که مطابق نظامنامه وزارت عدلیه معین می شود) امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد. حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و بعلاوه مشمول ماده ۱۳۵ قانون ثبت اسناد است.»

لذا، دفاتر روزنامه، کل و دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند، باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود، به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت، مهر و پلمپ شود.
صفحات دفاتر فوق باید دارای شماره ترتیب اعم از ردیف یا مترادف بوده و نخ کشی شده باشد. متصدی امر کلیه صفحات آن را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می نماید و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر ، قید و اعداد را با تمام حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمپ می کند. دفتر کپیه نیازی به پلمپ و ثبت ندارد.
تاجر مکلف است معاملات خود را در دفاتر یاد شده به ترتیب ثبت کند.تراشیدگی ، مخدوش نمودن و گذاشتن صفحات سفید بیش از اندازه به موجب ماده ۱۳ قانون تجارت ممنوع است.تاجر الزاماَ باید این دفاتر را حداقل تا ۱۰ سال نگه دارد.

آیا با توجه به ماده ۱۳ قانون تجارت نگهداری اسناد و مدارک مثبته دفاتر قانونی شرکت ها از جمله فاکتورهای فروش روزانه و اسناد حسابداری به مدت ده سال(۱۰) الزامی است یا خیر؟

نظر مشورتی اداره حقوقی به شرح ذیل است:

حسب دستور ماده ۱۳ قانون تجارت درباره نگهداری دفاتر تجاری به مدت ده سال، در صورت استناد به مندرجات دفاتر در مراجع صالح یا نیاز به حسابرسی و بررسی امور تجاری تاجر و امثال آن، دفاتر تجاری در دسترس باشد و چون شرط اعتبار دفاتر این است که مطابق قانون تجارت مترتب شده باشد و لازمه تشخیص این امر ملاحظه و بررسی اسناد و مدارک مربوط و مطابقت آن ها با مندرجات دفاتر است لذا تامین مقصود و منظور مقنن از نگهداری دفاتر بدون حفظ و نگهداری اسناد و مدارک مزبور نظیر فاکتورها و اسناد حسابداری مقدور نیست.بالنتیجه به نظر می رسد ماده ۱۳ قانون تجارت ناظر به نگهداری این قبیل اسناد نیز می باشد.(مجموعه نظرهای مشورتی اداره حقوقی دادگستری جمهوری اسلامی ایران در مسائل مدنی، از سال ۱۳۵۸ به بعد، روزنامه رسمی،۱۳۶۸

نحوه پر کردن دفاتر پلمپ به چه صورت است؟

مودیان مالیاتی باید اطلاعات معاملات و هر  رویداد مالی و محاسباتی را در دفتر روزنامه و کل به قید تاریخ وقوع خود درج و نگهداری کنند. هر نوع درآمد و هزینه و فروش دارایی های قابل استهلاک طبق مقررات بایستی  ثبت شده حتی اگر طبق ماده یازده آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، از روش های الکترونیکی برای ثبت استقاده شده است. توجه داشته باشید که هر نوع اشتباه حسابداری که در تنظیم  صورت های مالی شرکت/موسسه رخ دهد و طبق استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال مالیاتی اصلاح و مستندات ضمیمه شود، به اعتبار دفتر خدشه ای وارد نخواهد کرد. طبق ماده ۱۱ قانون تجارت، کلیه مودیان مشمول مالیات تکلیفی موظف هستند تا همه یا بخشی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه خود را تحت یک شماره ردیف در دفاتر ثبت کنند. مگر این که در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن را قید و مستند به مدارک الحاقی کنند. اگر اقلام درآمدی و هزینه ای و خرید و فروش و درامد و خرید و فروش دارایی قابل استهلاک هم مستند به مدارک باشد، پس از ثبت موارد در دفاتر مشاغل، مستندات به ترتیب شماره ردیف دفتر نگهداری شود. به گونه ای که ممیزان مالیاتی بتوانند آن ها را بررسی و راستی آزمایی کرده و مورد قبول آن ها واقع شود.

• اگر دفاتر روزنامه و دفاتر کل نگهداری شود، کلیه معاملات و رویداد های مالی و محاسباتی مربوطه باید در همان روز وقوع، حسب مورد ثبت شود.
• در موراد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز وقوع، حسب مورد ثبت شود.
• طبق تبصره های قانون تجارت، تاریخ درج شده در مدارک یا فاکتور خرید و فروش شرکت /موسسه، ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود. اگر انجام این اعمال با توجه به روش و رفتار سازمانی و اتوماسیون شرکت /موسسه نیاز به انجام تشریفات اداری است، فاصله ایجاد شده بین تاریخ فاکتور و ثبت دفتری آن، تاخیر تلقی نخواهد شد و از نظر دارایی، قابل قبول است.
• تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به قصد سوء استفاده نباشد، تا ۱۵ روز به تشخیص اداره مالیاتی قابل قبول بوده و بیش از پانزده روز نیز به تشخیص هیات ۳ نفری که موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم است، خللی در قانونی بودن دفاتر وارد نمی کند.
• اگر شرکت یا موسسه شما تازه تاسیس شده است، تاخیر در ثبت دفتری هزینه ها تا ۳۰ روز از زمان ثبت شرکت مجاز است.
• طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید نهایتا تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
• طبق ماده ۱۵ قانون تجارت، شرکت/موسسه ای که دارای شعب در سطح کشور هستند با نظر به روش حسابداری خود، خلاصه عملیات شعب را اگر دارای دفاتر پلمپ شده هستند، سالی یک بار تا قبل از بستن حساب ها در دفاتر مرکز ثبت کنند.
• طبق ماده ۱۶ قانون تجارت، تاخیر امضا و پلمپ دفاتر مشروط به این که تا تاریخ امضا و پلمپ، هیچ عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
• مودیان مالیاتی بایستی دستورالعمل کار با نرم افزار های مالی خود را در اختیار ماموران رسیدگی کننده مالیات جهت صدور برگه تشخیص قرار داده و مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند بایستی هر ۹۰ روز یک بار، خلاصه عملیات را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به سازمان مالیاتی تسلیم  کنند.
• مودیان مالیاتی مکلف هستند که خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را هر  یک از سه ماهه اول تا سه ماهه سوم هر سال مالی را حداکثر ظرف ۳۰ روز پس از پایان سه ماهه سوم، به تسلیم اداره امور مالیاتی کرده و برای سه ماهه چهارم نیز تا تاریخ انقضا مهلت تسلیم اظهارنامه فرصت دارند.
• تحریر دفاتر قانونی با مداد یا هر ابزاری که به سهولت قابل محو شدن باشد، ممنوع بوده و موجب رد شدن دفاتر قانونی خواهد شد.
• برای ثبت رویدادهای مالی هر سال مالی، باید از دفاتر همان سال مالی استفاده کرد و ثبت رویدادهای ۲ سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
• دفاتر بایستی دستی نوشته شود نه رایانه ای.
• اگر در شرکت شما از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویداد هر روز باید در همان روز به ترتیب وقوع قید شود.
• اگر دفاتر قانونی از پلمپ خارج شود، موجب رد دفاتر قانونی است.
• اگر یک یا چند برگ شماره گذاری شده دفاتر قانونی، کسر شود، موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
• اگر یک یا چند رویداد در دفاتر ثبت نشود و توسط ماموریت دارایی احراز  شود، موجب رد دفاتر خواهد بود.
• اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه قید شود موجب رد دفاتر خواهدشد.
• اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطر ها درج شود، دفاتر رد می شود.
• پاک کردن بخشی از دفاتر به منظور سو‌‌ٔء استفاده، باعث رد دفاتر می شود.
• اگر بخشی از دفاتر با جای سفید غیر معقول مواجه شود که مصداق سوء استفاده باشد، موجبات رد دفاتر قانونی را فراهم می کند. اما سفید بودن برای ثبت تراز افتتاحی، موجب رد دفاتر نمی شود. هم چنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف باشند و قسمت سفید مانده، با خط بسته شود، موجب رد دفاتر نمی شود.
• اگر حساب های نقدی و بانکی شما بستانکار شود، موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
• اگر تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل بیش از حد مجاز باشد، موجب رد دفاتر می شود.
• اگر رویداد های مالی به ترتیب وقوع به صورت اشتباه درج شود و در دفاتر همان سال مالی اصلاح نشود، موجب رد دفاتر خواهد بود.
• عدم تسلیم یک یا چند دفتر قانونی شرکت حتی اگر سفید باشد، موجب رد دفاتر خواهد بود.
• عدم انطباق مندرجات دفاتر قانونی شرکت با اطلاعات موجود در اتوماسیون مالی شرکت، موجب رد فاتر قانونی شرکت خواهد شد.
• ثبت کلیه هزینه ها و درآمد های غیر واقعی در دفاتر به شرط احراز آن موجب رد دفاتر قانونی از سوی ماموران اداره مالیاتی خواهد بود.

پس از صدور سند کل، می توان گزارش دفاتر قانونی را استخراج کرد و بر  اساس آن، دفتر روزنامه تحریر شود. برای  این منظور از نرم افزرهای حسابداری، این سند را استخراج کنید. لازمه تهیه گزارشات قانونی دفاتر روزنامه و دفتر کل، سند کل است. سند کل، یک سند فرضی بوده که اطلاعات چند سند حسابداری برای یک بازه زمانی مشخص را تجمیع می کند و در فهرست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نخواهد بود.

اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir (قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر قانونی ، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، (نوع شخص متقاضی) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید.
سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید.  قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد. قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می شود. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نیست. پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل «اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده» رفت. دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد. به همین خاطر باید در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل کنند. در صفحه بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی کنید و در صورت صحت اطلاعات، روی گزینه تایید اطلاعات شخص حقوقی کلیک کنید. در غیر این صورت، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید. در گام بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه  از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره را  در سامانه قید نمایید. در مرحله بعد اسامی بقیه اعضاء هیات مدیره را  به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و… را وارد کنید و در انتها با کلیک بر روی گزینه گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید. حالا با مشخص کردن عضو هیات مدیره، سمت اشخاص هیات مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیات مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص کنید. فرم دیگری وجود دارد با عنوان دفتر مورد تقاضای شخص. در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید  و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید. پس از طی مراحل ذکر شده ، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله باید گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید. بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و  انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت و کلیک بر روی پذیرش نهایی، باید، اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارکی که در ذیل ذکر خواهد شد، به اداره ثبت ارسال کنید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید کرده‌اید ارسال کند. پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید. شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله بعدی شوید. بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می شود. در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت کنند. چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، باید پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه کرده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام کند.

مدارک مورد نیاز برای اخد پلمپ دفاتر

1. کپی کارت ملی
2. کپی شناسنامه
3. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای متقاضی رسیده باشد)
4. فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمپ
5. کپی کارت ملی مدیر عامل
6. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
7. کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
8. اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)

هزینه های لازم برای پلمپ دفاتر قانونی بعد از تایید کارشناس مربوطه مشخص و دفاتر پلمپ شده بعد از پرداخت اینترنتی هزینه پلمپ دفاتر از طریق پست پیشتاز برای متقاضی ارسال می‌شود.

شرکت شما برای دریافت کد اقتصادی ملزم به پلمپ دفاتر خود است. اولین اقدام شرکت برای این‌که نشان دهد فعالیتش برای اداره مالیات شفاف است ارائه همین دفاتر قانونی است. از جمله پیامدهای عدم پلمپ دفاتر و یا وجود نقص و ایراد در آن‌ها می‌توان به جریمه از طرف اداره امور مالیاتی اشاره کرد.

آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی، اسفند ماه هر سال است. هم‌زمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید. این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است. در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.

سوالات متداول درباره پلمپ دفاتر قانونی

بله.  هر خراشی  که سبب  مخدوش شدن بخش یا کل مندرجات در دفاتر شده و قابل احراز باشد موجبات رد دفاتر را فراهم می کند.  البته در صورتی که موجب عدم قبولی ممیز شود، می توان رای هیات سه نفره را نسبت به قبولی دفاتر دریافت کرد.

آیا در تحریر و تنظیم دفاتر قانونی، می توان مانده حساب ها را افتتاحیه سال جاری در نظر گرفت؟

خیر. راه اصولی و صحیح این است که انتقال مانده حساب های دائمی در سال جدید باشد. اشتباه مانده حساب های بانکی سال قبل در صورت های مالی شرکت باید با سند معکوس اصلاح شود. اگر هزینه اشتباه بود، از سود و زیان برگشت زده و اگر مربوط به اشخاص بوده از همان شخص و یا بانک، بدهکار  کنید. این موارد باید در دوره مالی کنونی قید شود.

اگر مودی بداند که در صورت تحریر دفاتر، دفاترش رد می شود در تنظیم ترازنامه جه باید بکند؟

همه موارد خواسته شده در  اظهارنامه اهمیت داشته و میزان درامد با ذکر اطلاعات کارفرما منطبق بر مستندات مثبته باید ارائه شود و با گزارشات فصلی هم انطباق داشته باشد.

آیا در صورت درج تاریخ اشتباه برای صدور سیستمی پلمپ دفاتر، می توان درخواست پلمپ دفاتر جدید کرد؟

ایرادی ندارد. اگر تاریخ تاسیس شما با تاریخ درخواست پلمپ دفاتر هم خوانی ندارد، از زمان تاریخ تاسیس شرکت/موسسه نسبت به ثبت رویدادهای مالی به تاریخ وقوع اقدام کنید. پیش از سال مالی می  بایست نسبت به درخواست دفاتر پلمپ اقدام کنید. یعنی دفاتر پلمپ سال ۱۳۹۸ باید تا ۲۹ اسفند ۱۳۹۷ درخواست شود.

اگر دفاتر قانونی گم شود یا به هر دلیلی در دسترس نباشد که به مامورین سازمان امور مالیاتی کشور تسلیم شود چه باید کرد؟

اگر از طریق مراجع قضایی اثبات کنید که گم شود و در دسترس نیست و گواهی دریافت کنید، تاخیر منظور نمی شود.

آیا ثبت عملیات مالی در دفاتر قانونی قبل از تاریخ پلمپ دفاتر برای ممیزی مالیات قابل قبول خواهد بود؟

خیر. موجبات رد دفاتر را فراهم می کند. مثلا اگر تاریخ پلمپ دفاتر قانونی شما ۱۰/ ۰۱/ ۹۷ بود و تاریخ شروع فعالیت شرکت / موسسه نیز ۴/ ۰۱/ ۹۷ باشد، ثبت عملیات مالی باید از تاریخ پلمپ باشد و در صورت درج قبل از دهم  فروردین ماه سبب رد دفاتر قانونی خواهد شد.